OPERATIONEEL MANAGER NEDERLANDSE AMBASSADES EN POSTEN

INFORMATIE

Bedrijf Rijksoverheid
Geplaatst op 15/04/2021
Standplaats Den Haag
Werklocatie Den Haag
Provincie Zuid-Holland
Aantal uren per week 36 uur
Dienstverband Vast
Carriereniveau Ervaren/Midcareer
Opleidingsniveau HBO

FUNCTIEOMSCHRIJVING


Operationeel Manager Nederlandse Ambassades en Posten
Ministerie van Buitenlandse Zaken

Functieomschrijving

Als Operationeel Manager (OM) op een Nederlandse ambassade of Consulaat-generaal (hierna post) in het buitenland ben jij degene die er voor zorgt dat alles wat de bedrijfsvoering aangaat efficiënt en goed is geregeld. De diversiteit aan taken, internationale en complexe context in het buitenland is juist waar jij je prettig bij voelt en waar je hart sneller van gaat kloppen.

Je bent de spin in het web en schakelt veel met andere afdelingen op de post en de directies op het kerndepartement in Den Haag. Je houdt je bezig met verschillende onderwerpen tegelijk en daarbij lukt het je om diverse ballen in de lucht te houden. De OM is een belangrijke schakel tussen de leiding, beleidsuitvoerders en de ondersteuning. Daarnaast stuur je de afdeling Algemene Zaken (AZ) aan en op het merendeel van de posten ook de consulaire afdeling (CA).

Als lid van het MT kijk je ook naar het verder ontwikkelen van competenties als leiderschap, veranderbereidheid, organisatiesensitiviteit, organiseren en plannen van het eigen werk en dat van het MT/de post in het algemeen.

Kort samengevat heb je een hele brede en uitdagende functie waarbij je verantwoordelijk bent voor de ondersteuning van de posten en je je thuis voelt in allerlei verschillende vakgebieden zoals HR, financiën, huisvesting, informatievoorziening/IT, beveiliging en consulaire dienstverlening.

Een greep uit de dagelijkse praktijk: Durf jij die uitdaging aan?
De financiële budgetten waarover de ambassade beschikt zijn bij jou in goede handen en je zorgt er voor dat ze doelmatig worden besteed. Als er een Nederlander aan de consulaire balie staat omdat hij zijn paspoort is verloren kun je die snel en efficiënt weer verder helpen. Ook denk je mee over bijvoorbeeld duurzame bedrijfsvoering en verzin je maatregelen die de CO2 uitstoot beperken en de afvalstroom van de ambassade verminderen. Als lid van het managementteam van de ambassade beslis je mee over de strategische doelen waar de ambassade voor staat zoals een interne reorganisatie om de processen van de organisatie beter te stroomlijnen. Voor de uitgezonden collega’s zorg je dat zij goed zijn gehuisvest en voor de staf die lokaal is aangenomen ben je verantwoordelijk dat de lokale arbeidsvoorwaarden goed worden geleefd. Kortom een buitengewoon veelzijdige functie waar geen dag hetzelfde is in een omgeving die vaak totaal niet lijkt op wat je in Nederland gewend bent.

Als uitgezonden Operationeel Manager word je geplaatst op één van de posten waar nodig tot een maximum van 40 medewerkers. Een aantal posten bevindt zich in risicogebieden en zijn zogeheten non- family posten. Je gezin blijft dan in Nederland en er zijn voor zulke situaties diverse aanvullende (financiële en verlof-) regelingen van toepassing.

Opleiding tot OM’er
Voor de start op een post krijg je een interne training van ca. zes maanden: een theoretisch gedeelte in Den Haag van 1 oktober 2021 t/m 30 november 2021 met aansluitend een praktijk gedeelte van één of twee stages van 6-12 weken op een of meerdere posten. Op 27 september 2021 start het traject met een kennismaking met je collega OM-ers in opleiding en ons ministerie.

Je werkzaamheden en waarin je getraind wordt, zien er onder andere als volgt uit:

  • Diverse personele aangelegenheden voor het lokale personeel, hun rechtspositie, arbeidsovereenkomsten en salaris- en suppletiebetalingen;
  • Regelgeving m.b.t. honoraire consuls en hun dienstverlening;
  • Het voeren van P-gesprekken;
  • Kasadministratie;
  • Bijdragen aan budgetbeheer van de bedrijfsvoeringbudgetten;
  • Contractbeheer;
  • Toezicht naleving (huur-)contractafspraken kanselarijen, residenties en andere dienstwoningen;
  • Naleving veiligheidsaspecten;
  • Toezicht tijdige uitvoering onderhoud(s-projecten);
  • Gebruikersondersteuning (computerwerkplekken, kantoorautomatisering, etc.);
  • De rol als contactpersoon tussen Haagsche IT-servicecenter en de post;
  • De rol als Plaatsvervangend beveiligingsambtenaar van de post;
  • (Laten) testen van en toezicht op onderhoud van satelliettelefoons, portofoons e.a. apparatuur;
  • Algemene kennis van de consulaire regelgeving;
  • Superviseren en begeleiden van consulaire frontofficemedewerkers van de post;
  • Het verlenen van consulaire bijstand aan Nederlandse gedetineerden;
  • Actief deelnemen aan het Lokale Schengenoverleg (‘halen en brengen’).

Game Based Assessment
Voor deze vacature vragen we je een GBA te maken. Wat betekent dat? Met behulp van een GBA speel jij verschillende spellen en kunnen wij zien of jij over de competenties en/of vaardigheden beschikt die nodig zijn om de functie goed te kunnen vervullen. Het leuke is dat je na het afronden van het GBA ook een mooi rapport krijgt! Nadat je jouw sollicitatie hebt afgerond, ontvang je vanzelf een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature om het assessment af te ronden. Jouw resultaat wordt na afloop met het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) gedeeld. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen. Dan is het resultaat van het GBA niet meer zichtbaar voor BZ.

Functie-eisen

  • Je hebt HBO werk-/denkniveau;
  • Je hebt minimaal 4-8 jaar relevante werkervaring op het gebied van bedrijfsvoering: HR, financiën, ICT, huisvesting, facilitaire zaken en bedrijfsvoering generiek;
  • Je bent vaardig in leidinggeven;
  • Je hebt kennis van en/of werkervaring in het consulaire domein;
  • Je bent vaardig in het procedureel en procesmatig coördineren van de werkzaamheden;
  • Kennis van de Nederlandse en Engels taal op C1 niveau is een vereiste;
  • Kennis van de Franse en Spaanse taal op minimaal B2-niveau is een pre;
  • Kennis van de Russische, Arabische en/of Chinese taal op minimaal B1 niveau is een pre;
  • Werkervaring buiten Nederland is een pre.

Je bent een persoon met een praktische instelling’. Een echte motivator, die weet hoe je je omgeving kan meenemen in veranderingsprocessen en kan stimuleren het beste uit zichzelf te halen. Je bent een teamspeler die goed luistert met een stevige antenne voor mensen, maar ook iemand die in staat is beslissingen te nemen en bereid is daarvoor de rug recht te houden en daadwerkelijk het organisatiebelang te volgen. Je bewaakt en bevordert als lid van het MT de integriteit in de breedste zin van het woord en werkt toe naar een diverse en inclusieve omgeving waar mensen respectvol met elkaar omgaan. Je weet waar de gevaren op de loer liggen m.b.t. digitale veiligheid en houd je goed op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen op dit terrein.

Je laat zien dat je leiderschap in je hebt en een open cultuur weet te bewerkstelligen waar mensen durven te praten. Je bent intercultureel sensitief en kan omgaan met tegengestelde belangen. Je bent sociaal en communicatief vaardig, kan problemen voorkomen door ze tijdig te signaleren en aan te pakken. Je laat je niet afschrikken door voortdurende en soms ingrijpende veranderingen.

Arbeidsvoorwaarden
Salarisniveau
: schaal 10
Salarisomschrijving: Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring en wordt aangevuld met een buitenlandvergoeding afhankelijk van je persoonlijke situatie.
Maandsalaris: Min €2.756 – Max. €4.430 (bruto)
Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
Maximaal aantal uren per week: 36

Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 55% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een volledige vergoeding woon-werkverkeer (jaarkaart openbaar vervoer tweede klas). Tevens heb je een aantal individuele keuzemogelijkheden bij het samenstellen van je arbeidsvoorwaardenpakket.

Bij plaatsing in het buitenland heb je, naast het salaris, recht op vergoedingen conform de bepalingen van het Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel zoals bijvoorbeeld een standplaatsvergoeding, huisvesting en eventuele scholingskosten. Naast je salaris en vergoedingen, ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden
Je kunt uitsluitend solliciteren via de button direct solliciteren.

De selectieprocedure omvat de briefselectie, (een) selectiegesprek(ken), een Game Based Assessment en mogelijk een selectieassessment (inclusief taaltoets Engels en bij voorkeur een tweede vreemde taal als Frans, Spaans, Duits, Arabisch, Russisch of Chinees). Na iedere fase bepalen we welke kandidaten we toelaten tot de volgende fase van de selectieprocedure.

Selectiegesprekken vinden plaats in mei 2021 (via online kanalen).

Voor deze vacature vragen we je een GBA te maken. Wat betekent dat? Met behulp van een GBA speel jij verschillende spellen en kunnen wij zien of jij over de competenties en/of vaardigheden beschikt die nodig zijn om de functie goed te kunnen vervullen. Het leuke is dat je na het afronden van het GBA ook een mooi rapport krijgt! Nadat je jouw sollicitatie hebt afgerond, ontvang je vanzelf een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature om het assessment af te ronden. Jouw resultaat wordt na afloop met het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) gedeeld. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen. Dan is het resultaat van het GBA niet meer zichtbaar voor BZ.

Digitaal solliciteren
Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.